インターネットFAXを徹底解説！仕組みとメリット

インターネットFAXを徹底解説！仕組みとメリット

インターネットFAXとは?

インターネットFAXは、専用の機器を必要とせずに、インターネットを通じてFAXを送受信できるサービスです。従来のFAX機では、専用機器や電話回線が必須でしたが、インターネットFAXの場合、パソコンやスマートフォンなど、インターネットに接続可能なデバイスさえあれば利用が可能です。FAXを送信する際には、FAX番号の代わりにメールアドレスを入力し、PDFや画像などのファイルをFAX形式に変換して相手に送ることができます。受信時には、メールボックスにFAXの受信通知が届き、その添付ファイルから内容を確認することができます。

インターネットFAXの仕組み

インターネットFAXの仕組みは、従来のFAXとは根本的に異なるプロセスを採用しています。従来のFAXでは、専用の機器を使ってアナログ信号を電話回線で送信していましたが、インターネットFAXでは、デジタル信号をインターネット経由で送信する仕組みとなっています。そのため、FAX専用機器や電話回線は不要で、インターネットに接続できるパソコンやスマートフォンがあれば利用できます。

インターネットFAXでは、送信するドキュメントをPDFやTIFFなどのデジタルデータとして変換し、このデータをインターネット上の「FAXサーバー」に送信します。このFAXサーバーは、受け取ったデジタルデータをアナログ信号に変換し、電話回線を通じて指定されたFAX番号に送信します。つまり、この仕組みでは、デジタルデータをインターネットで送信し、最終的にアナログ信号に変換して宛先に届けることが実現されています。

インターネットFAXのメリット

-インターネットFAXのメリット-

インターネットFAXは、インターネット回線を利用してFAXの送受信を行う最新の技術です。従来のFAX機と異なり、パソコンやスマートフォンなど、さまざまなデバイスからFAXを送受信できるため、利便性が大幅に向上します。さらに、インターネットFAXには以下のような多くのメリットがあります。

* -コスト削減- インターネットFAXを利用すると、従来のFAX機が必要とするトナーやインクなどの消耗品が不要になります。また、通話料も通常より安く抑えられるため、経費を大幅に削減できます。
* -環境に優しい- インターネットFAXでは、紙やトナーなどの廃棄物を出さないため、環境保護に寄与することができます。
* -機能の充実- インターネットFAXは、従来のFAX機にはないさまざまな機能が提供されていることが多いです。たとえば、クラウド上でのFAXデータ管理や、複数の宛先に一括で送信することができる機能があります。
* -柔軟性- インターネットFAXは、インターネット接続が可能であれば、場所を問わず利用できるため、リモートワークや外出先からの業務にも適しています。

インターネットFAXの選び方

インターネットFAXを導入する際には、最適なサービスを選ぶことが非常に重要です。多様なインターネットFAXサービスが存在し、各社は異なる料金体系、機能、サポート体制を提供しています。以下のポイントを考慮し、自分のニーズに合ったサービスを選びましょう。

• 機能必要な機能を明確にします。基本的な送信・受信機能だけでなく、複数ユーザーでの利用、電子署名、OCR（光学式文字認識）などの高度な機能が必要かもしれません。
• 料金料金体系を比較検討します。使用量に基づく従量制、月額定額制、1ページあたりの料金など、最もコスト効率の良いプランを選びましょう。
• サポートトラブルが発生したときのサポート体制を検討します。電話、メール、チャットなど、迅速で丁寧なサポートを提供しているサービスを選ぶことが大切です。
• セキュリティ個人情報や機密情報を扱う際のセキュリティ対策を確認します。データの暗号化、スパムフィルター、認証機能など、セキュリティ対策が充実しているサービスを選ぶと安心です。

インターネットFAX導入のメリット

インターネットFAX導入のメリット

インターネットFAXは、従来のFAX機に代わる新たな通信手段であり、さまざまなメリットを提供します。まず、コスト削減の効果が大きいです。従来のFAX機では通話料やトナー代が発生していましたが、インターネットFAXでは、インターネット接続環境があれば、長距離や国際間での送受信も無料または非常に低料金で行うことができます。

また、利便性も飛躍的に向上します。インターネットに接続できるデバイスがあれば、どこからでもFAXの送受信が可能です。外出先や海外出張中でも、契約を結んだプロバイダーのウェブサイトや専用アプリを利用してFAXを送信できます。さらに、自動送信や受信確認機能を持つサービスも多く提供されており、ビジネスの効率化に寄与します。

さらに、セキュリティ面でも非常に優れています。インターネットFAXでは、データがデジタル形式で送信され、暗号化が施されるため、情報漏洩のリスクを大幅に軽減できます。また、保存されたFAXデータをクラウド上で管理できるため、紛失や盗難に対する対策としても有効と言えます。