ワープロソフトや表計算ソフトで作成する文書ファイルは、IT用語における「ドキュメント」の一例です。これらのファイルは、テキストや数値、画像などの情報を保存するために使用されます。ワープロソフトで作成されるファイルは、通常「文書ファイル」と呼ばれ、メモ、レポート、手紙などの文書を作成するために使用されます。表計算ソフトで作成されるファイルは「スプレッドシートファイル」と呼ばれ、財務データや科学データを管理するために使用されます。どちらも、情報を作成、編集、保存するための柔軟で便利な方法を提供します。

デフラグとは、ハードディスクに保存されたデータを最適化して、ファイルのアクセス速度を向上させるプロセスです。コンピュータでは、データはハードディスク上の空き領域に断片化して保存されます。時間の経過とともに、ファイルが追加、削除、編集されると、ファイルの断片がハードディスク上に散らばることになります。 この断片化はハードディスクのアクセス速度に影響します。断片化されたファイルをアクセスするには、ハードディスクが複数の場所に読み取りに行く必要があるためです。デフラグでは、これらの断片をまとめて連続した領域に再配置することで、ハードディスクがデータにアクセスするために必要な時間を短縮します。