ドキュメント検査で恥をかかない！保存前に個人情報を消す方法
ITの初心者
Excelで作成したファイルに、作成者名やコメントが含まれていると聞きました。保存する前にこれらの個人情報を消す方法はありますか？
IT･PC専門家
はい、Excelには「ドキュメント検査」という機能があります。この機能を使うことで、作成者名やコメントなどの個人情報を簡単に削除できます。
ITの初心者
その「ドキュメント検査」は具体的にどうやって使うのですか？手順を教えてください。
IT･PC専門家
「ドキュメント検査」を使う手順は簡単です。まず、Excelのファイルを開き、「ファイル」タブを選択し、「情報」セクションに進みます。そこから「ドキュメント検査」を選び、検査を実行することで、削除できる情報が表示されます。
ドキュメント検査とは
「ドキュメント検査」は、Microsoft Excelを含むOffice製品に搭載されている機能で、文書内に含まれる個人情報やメタデータ（データに関するデータ）を検出し、削除する手助けをします。特に、作成者名やコメント、編集履歴など、他者に見られたくない情報が含まれている場合に役立ちます。これにより、意図せず情報漏洩を防ぐことができます。（メタデータとは、文書の属性や管理に関連する情報です）。
ドキュメント検査の使い方
ここでは、Excelでの「ドキュメント検査」の具体的な手順を解説します。
1. Excelファイルを開く
まず、個人情報を削除したいExcelファイルを開きます。
2. ファイルタブを選択
画面上部の「ファイル」タブをクリックします。これにより、ファイル管理のメニューが表示されます。
3. 情報セクションに進む
左側のメニューから「情報」を選択します。このセクションでは、ファイルに関する情報を管理できます。
4. ドキュメント検査を開始
「ドキュメント検査」ボタンをクリックします。Excelが文書内の個人情報やメタデータをスキャンし、検出された項目の一覧が表示されます。
5. 検出された情報の確認
検査結果が表示されたら、削除したい情報にチェックを入れます。一般的には、作成者名やコメント、編集履歴などが該当します。
6. 情報の削除
「削除」ボタンをクリックすると、選択した情報が文書から削除されます。これで、他者に見られるリスクが減ります。
注意点
「ドキュメント検査」を使用する際の注意点として、以下の点を挙げます。
- 検査後は必ずファイルを保存してください。変更を加えた場合、元の状態に戻ることはできません。
- また、ドキュメント検査で削除した情報は復元できないため、必要な情報を事前にバックアップしておくことをお勧めします。
まとめ
Excelの「ドキュメント検査」は、作成者名やコメントなどの個人情報を簡単に削除できる便利な機能です。ファイルを他者と共有する前に、この機能を利用して、意図せずに情報が漏洩することを防ぎましょう。正確な手順に従い、情報をしっかり管理することで、安心してExcelファイルを利用できるようになります。